Перед началом процесса передачи помещения необходимо перейти на вкладку объекта «Помещения» и выбрать на шахматке помещение, передачу которого нужно произвести (на скрине ниже - квартира №1). Обычно статус такого помещения “Готово к передаче”.
После произойдет переход к карточке этого помещения.
| Info |
|---|
Перед тем как начать передачу помещения, необходимо добавить собственника помещения. Для этого нужно нажать на кнопку “+” в блоке “Основное” и в появившемся окне добавления собственника заполнить поля “ФИО”, “Номер телефона” и “E-mail”. После заполнения полей нажать на кнопку “Сохранить”. |
Можно добавить несколько собственников, повторив ту же самую процедуру, описанную выше.
Для добавления передачи собственнику и нарушения, возникшего на этапе передачи, необходимо в правом верхнем углу нажать на кнопку “+ Добавить”.
В выпадающем окне выбрать “Нарушение”.
После этого убедиться, что нарушение создается в рамках процесса “Передача помещений”.
Если процесс иной, необходимо сменить его, нажав на иконку карандаша. В открывшемся окне выбора сменить процесс на “Передача помещений” в рамках стадии “Передача”.
При добавлении передачи собственнику возможны четыре сценария:
| Table of Contents |
|---|
Сценарий 1. Помещение принято собственником без замечаний
В окне создания передачи собственнику необходимо заполнить два поля: “Собственник” и “Решение (опционально)”.
Для заполнения поля “Собственник” необходимо кликнуть на поле “Собственник” и в выпадающем списке выбрать нужного.
Затем кликнуть на поле “Решение (опционально)” и выбрать “Принято”.
При необходимости прикрепить соответствующее вложение (например, акт приемки-передачи помещения). Для этого нажать на ссылку “Прикрепить вложения”. Далее выбрать нужный документ и загрузить его.
После нажать на кнопку «Сохранить». Поскольку замечаний от собственника не поступило, окно создания нарушения не открывается.
После закрытия окна передачи собственнику на экране отображается карточка помещения и добавленная передача собственником.
При нажатии на передачу собственнику происходит переход в ее карточку. В основном блоке карточки отображено решение собственника о принятии помещения и файл (акт приемки-передачи), который был добавлен в окне создания передачи собственнику.
Далее нажать кнопку “Назад”, расположенную в левой верхней части экрана.
Произойдет переход в карточку помещения. Здесь необходимо сменить статус помещения на “Передано без замечаний”.
Помещение автоматом переходит на статус «Гарантия».
При возврате на шахматку помещений видно, что помещение перешло на статус “Гарантия”, нарушений в нем в рамках процесса “Передача помещений” не зарегистрировано.
Сценарии 2,3. Помещение передано/не передано с замечаниями.
После нажатия в карточке передаваемого помещения кнопки «+ Добавить» в открывшемся окне создания передачи собственнику необходимо выбрать собственника и указать решение “Принято с замечаниями” (если помещение собственник принял) или решение “Отказано” (если собственник принять помещение отказался).
Далее прикрепить вложение (если помещение принято) и нажать на кнопку “Сохранить”.
Открывается окно создания нарушения.
Необходимо заполнить поля нарушения.
В поле "Описание" необходимо указать суть выявленного дефекта, повреждения и т.п., которое обнаружено собственником при передаче.
При нажатии на поле “Вид работ” открывается окно выбора вида работ, нужно выбрать тот, по которому регистрируется нарушение и нажать на кнопку “Сохранить”.
При нажатии на поле “Срок устранения” открывается календарь и компонент выбора времени, необходимо указать дату и время, до которого требуется устранить нарушение, и нажать на кнопку “Сохранить”. Если активировать расположенный ниже чек-бокс “Критично”, то срок устранения автоматически встанет на 24ч (но можно изменить срок устранения вручную).
При нажатии на поле “Основание” открывается справочник нормативных документов. Необходимо выбрать нужный либо ввести название какого-либо внутреннего регламента. Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
При нажатии на поле “Метки” открывается окно выбора доступных наборов меток нарушений. Для индикации нарушения можно выбрать как одну метку, так и несколько.
Поля “Место” и "Этаж" заполнены автоматически.
При необходимости на плане есть возможность указать точное место нарушения. Для этого необходимо нажать на поле "Место". Откроется план этажа, здесь нужно нажать на поле “Способ выбора” и в выпадающем списке выбрать “Точки”. Далее на плане кликнуть на местоположение нарушения.
При нажатии на поле “Исполнители” открывается окно выбора исполнителей по создаваемому нарушению. Необходимо выбрать того, кем будет устраняться нарушение. Можно указать как всю группу исполнителей, так и конкретного исполнителя.
| Info |
|---|
Поле “Исполнители” может заполняться автоматически после выбора вида работ. |
Поле “Проверяющий” изначально всегда автоматически заполняется автором нарушения.
В поле “Предписание” необходимо указать перечень работ, которые необходимо выполнить исполнителю для устранения нарушения.
Далее необходимо нажать на ссылку “Фото нарушения” и добавить фотографию нарушения.
Окно создания нарушения в рамках передачи собственнику с заполненными полями:
Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
| Info |
|---|
Все поля нарушения являются факультативными и не подлежат обязательному заполнению. Однако в соответствующих настройках предусмотрена возможность установки обязательности любого поля. |
| Info |
|---|
Если у объекта настроены шаблоны нарушений, то при вводе значений в поле “Описание”, а также при нажатии на кнопку “Выбрать шаблон” появляется выпадающий список шаблонов с указанием вида работ и описания нарушения. Можно выбрать нужный, после чего поля нарушения заполнятся автоматически (вид работ, срок устранения, основание). |
После сохранения нарушения в карточке помещения отображается передача собственнику и добавленное в ее рамках нарушение.
После этого необходимо сменить статус помещения с “Готово к передаче” либо на “Передано с замечаниями” (если помещение принято), либо на “Отказ” (если помещение собственником не принято).
Далее к работе с нарушением приступает исполнитель по созданному нарушению. Как только начаты работы по устранению нарушения, исполнителю необходимо сменить статус нарушения на “В работе”.
После завершения работ исполнителю необходимо зайти в “Ответы и комментарии” и нажать на кнопку “Официальный ответ”. Заполнить поле “Описание” и приложить фото для подтверждения устранения нарушения. После этого нарушению присвоится статус “На проверке”.
После того, как инициатор нарушения убедился в том, что замечание устранено, он ставит статус “Устранено”. Если работа исполнителем не выполнена, нужно сменить статус на “К устранению” , после чего процесс работы с нарушением начинается заново.
Как только нарушение получило статус “Устранено”, у передачи собственнику необходимо сменить статус на “Устранено”.
Сценарий 4. У собственника нет решения
Не исключены ситуации, когда у собственника по вопросу принятия помещения нет решения. В таких ситуациях возможно как добавление нарушений, так и регистрация только передачи собственнику.
Если у собственника нет решения, в окне создания передачи собственнику необходимо указать решение “Нет решения”. Далее, если имеются замечания, начать процесс заполнения полей нарушения. Если в создании нарушения нет необходимости, окно создания следует закрыть.
| Info |
|---|
Если при повторной передаче у собственника снова появились замечания, необходимо пройти регистрацию нарушения через новую передачу собственнику. Далее необходимо осуществить действия, которые описаны выше (при передаче помещения с замечаниями/без замечаний). |