Для начала работы в Информационной системе необходимо согласно инструкции по входу ввести свой логин и пароль.
Для того, чтобы зарегистрировать нарушение, инициатору необходимо перейти в нужный объект/подобъект и в правом верхнем углу нажать на кнопку «добавить».
Откроется окно создания нарушения. Инициатору необходимо заполнить следующие поля:
Описание – описание выявленного нарушения;
Вид работ – вид работ, по которому выявлено нарушение;
Ответственные – ответственный исполнитель по созданному нарушению;
Срок устранения – дата и время, до истечения которого требуется устранить нарушение;
Основание – документ, по которому регламентируется норма и на основании которого формируется нарушение;
Место – местоположение нарушения в виде точки или сектора;
Этаж – номер этажа, на котором локализируется нарушение. Заполняется в случае, если выбран план типового этажа.
Для добавления фото к нарушению существует ссылка «прикрепить файлы». При нажатии на данную ссылку будет предложен способ добавления файла: либо сфотографировать на месте, либо добавить фото из существующих файлов на мобильном устройстве или на ПК.
Пример заполнения полей нарушения с мобильного устройства:
При нажатии на поле «Место» откроется раздел «параметры». Необходимо выбрать один из способов локализации нарушения: либо точкой, либо сектором. Сектор – это участок, на котором расположено нарушение в пределах осей. После выбора способа необходимо выбрать план и указать местоположение нарушения – система автоматически определит строительные оси, на которых расположена поставленная точка или выбранный сектор.
Для создания нового нарушения необходимо повторить аналогичные действия, описанные выше. Все созданные в течение 24 часов нарушения будут находится в рамках одной проверки. После истечения указанного срока нарушения будут создаваться уже в рамках новой проверки.
Все поля нарушения являются факультативными, но в случае необходимости можно сделать их обязательными (на выбор). При выборе вида работ ответственные могут назначаться как автоматически, так и вручную. Автоматически ответственные назначаются, если осуществлена их привязка к определенном видам работ. Ответственным исполнителем по нарушению может быть как конкретный исполнитель, так и рабочая группа, за которой закреплен руководитель.
Для создания рабочих групп согласно иерархии предусмотрен функционал «делегирование», который реализован для того, чтобы руководитель рабочей группы мог делегировать (переназначать) ответственного за устранение нарушения на своих подчиненных.
Для автоматического заполнения всех полей (кроме «этаж» и «место») предусмотрен такой функционал, как шаблоны нарушений. Для того, чтобы выбрать шаблон, необходимо в окне создания нарушения нажать на «выбрать шаблон», после чего выбрать подходящий из выпадающего списка. Также отображение подходящих шаблонов будет доступно при заполнении поля «описание».
Если исполнитель не подключен к системе, инициатор может направить нарушение в виде сформированного документа на его электронную почту. Для этого необходимо осуществить следующие действия: в карточке нарушения зайти в проверку, в которую было добавлено это нарушение и вверху нажать на иконку экспорта – отобразятся варианты шаблонов документов. После выбора нужного шаблона нужно поставить галочку на «отправить на email» и указать электронную почту исполнителя в поле «Кому».
Если на стадии создания нарушения требуется добавить ответственное лицо и назначить его на конкретный вид работ, в системе предусмотрена функция быстрого добавления пользователей. Для такого добавления в окне выбора ответственных необходимо нажать на иконку добавления ответственного и заполнить поля для заявки: ФИО, E-mail и вид работ. После отправки заявки службой технической поддержки будет создана учетная запись для пользователя и данные (логин и пароль) в течении 10 минут будут направлены на Вашу электронную почту, а новый пользователь назначен ответственным за устранение нарушения, в рамках которого была направлена заявка. Такая функция предусмотрена и в рамках делегирования – когда руководителем группы меняется ответственный (тоже через окно выбора ответственного).
После того, как инициатором добавлено нарушение, в случае, если ответственный исполнитель подключен в систему, ему приходит об этом уведомление на E-mail или в приложение (в зависимости от того, как настроены уведомления). При приступлении к работе по устранению нарушения исполнителю необходимо сменить статус с «к устранению» на «в работе», а после завершения работ «на проверке». Для направления ответа необходимо зайти в «ответы и комментарии» и нажать на «официальный ответ». Отобразятся поле «описание» и ссылка на добавление фото, как наглядное подтверждение того, что нарушение действительно устранено.
После того, как инициатор нарушения убедился в том, что замечание устранено, он ставит статус «устранено». На этом работа с нарушением закончена.
Помимо нарушений в рамках проверки можно регистрировать осмотры (для тех случаев, при которых нарушений не выявлено, но нужен отчет о том, что осмотр действительно был). Для создания осмотра на выбранном объекте необходимо нажать на вкладку «осмотры».
Далее нужно кликнуть на кнопку «Добавить». Откроется окно создания осмотра со следующим набором полей: описание, место и этаж. Нормы заполнения данных полей такие же, как и в окне создания нарушения.
Для обеспечения работы в системе без наличия доступа к интернету предусмотрен функционал автономной работы приложения (см. подробную инструкцию отдельно).