Перед началом процесса передачи помещения необходимо перейти на вкладку объекта «Помещения» и выбрать на шахматке помещение, передачу которого нужно произвести (на скрине ниже - квартира №1). Обычно статус такого помещения “Готово к передаче”.
После произойдет переход к карточке этого помещения.
Перед тем, как начать передачу помещения, необходимо добавить собственника помещения. Для этого нужно нажать на кнопку “+” в блоке “Основное” и в появившемся окне добавления собственника заполнить поля “ФИО”, “Номер телефона” и “E-mail”. После заполнения полей нажать на кнопку “Сохранить”. |
Можно добавить несколько собственников, повторив ту же самую процедуру, описанную выше.
Для добавления передачи собственнику и нарушения, возникшего на этапе передачи, необходимо в правом верхнем углу нажать “+ Добавить”.
После этого убедиться, что стадия формируемого нарушения “Передача”.
Если стадия иная, необходимо сменить ее на передачу, нажав на иконку карандаша. В открывшемся окне выбора стадии сменить на “Передача”.
При добавлении передачи собственнику возможны три сценария:
Помещение принято собственником без замечаний
Помещение принято собственником с замечаниями
Помещение не принято собственником с замечаниями
У собственника нет решения
1. Помещение принято собственником без замечаний
В окне создания передачи собственнику необходимо заполнить два поля: “Собственник” и “Решение (опционально)”.
Для заполнения поля “Собственник” необходимо кликнуть на поле “Собственник” и в выпадающем списке выбрать нужного.
Затем кликнуть на поле “Решение (опционально)” и выбрать “Принято”.
При необходимости прикрепить соответствующий акт приемки-передачи помещения. Для этого нажать на ссылку “Прикрепить акт”. Далее выбрать нужный документ и загрузить его.
После нажать на кнопку «Сохранить». Поскольку замечаний от собственника не поступило, открывшееся окно создания нарушения нужно закрыть, нажав на иконку крестика в правом верхнем углу.
После закрытия окна создания нарушения на экране отображается карточка помещения и добавленная передача собственником.
При нажатии на передачу собственнику происходит переход в ее карточку. В основном блоке карточки отображено решение собственника о принятии помещения и файл (акт приемки-передачи), который был добавлен в окне создания передачи собственнику.
Поскольку нарушений в ходе передачи помещения не было выявлено, у статуса передачи собственнику необходимо сменить на “Устранено”.
Далее нажать кнопку “Назад”, расположенную в левой верхней части экрана.
Произойдет переход на страницу карточки помещения. Здесь необходимо сменить статус на “Передано без замечаний”.
Помещение автоматом переходит на статус «Гарантия».
При возврате на шахматку помещений видно, что помещение перешло на статус “Гарантия”, нарушений в нем на этапе “Передача” не зарегистрировано.
2. Помещение передано/не передано с замечаниями.
После нажатия кнопки «+ Добавить» в карточке помещения необходимо выбрать собственника и указать решение “Принято с замечаниями” (если помещение собственник принял) или решение “Отказано” (если собственник принять помещение отказался).
Далее при необходимости прикрепить акт и нажать на кнопку “Сохранить”.
Открывается окно регистрации нарушения.
Необходимо заполнить поля нарушения.
В поле "Описание" необходимо указать суть выявленного дефекта, повреждения и т.п., которое обнаружено собственником при передаче.
При нажатии на поле “Вид работ” открывается окно выбора вида работ, нужно выбрать тот, по которому регистрируется нарушение и нажать на кнопку “Сохранить”.
При нажатии на поле “Срок устранения” открывается календарь и компонент выбора времени, необходимо указать дату и время, до которого требуется устранить нарушение и нажать на кнопку “Сохранить”. Если активировать расположенный ниже чек-бокс “Критично”, то срок устранения автоматически встанет на 24ч (но можно изменить срок устранения вручную).
При нажатии на поле “Основание” открывается справочник нормативных документов. Необходимо выбрать нужный, либо ввести название какого-либо внутреннего регламента. Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
Поля “Место” и "Этаж" заполнены автоматически.
При необходимости на плане есть возможность указать точное место того или иного нарушения - для этого необходимо нажать на поле "Место". На плане есть два варианта обозначения локализации места нарушения: точка (можно поставить несколько) и сектор (все помещение). Для того, чтобы локализовать нарушение точкой, необходимо нажать на поле “Способ выбора” и в выпадающем списке выбрать “Точки”. Далее на плане кликнуть на местоположение нарушения.
При нажатии на поле “Ответственный” открывается окно выбора исполнителей по создаваемому нарушению. Необходимо выбрать того, кем будет устраняться нарушение. Можно указать как всю группу исполнителей, так и конкретного ответственного.
При нажатии на поле “Метки” открывается окно выбора доступных наборов меток нарушений. Для индикации нарушения можно выбрать как одну метку, так и несколько.
В поле “Предписание” необходимо указать перечень работ, которые необходимо выполнить исполнителю для устранения нарушения.
Последнее поле - "Прикрепить файл". При нажатии на ссылку вложения нужно добавить фотографию нарушения.
Окно создания нарушения в рамках передачи собственнику с заполненными полями:
Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
Все поля нарушения являются факультативными и не подлежат обязательному заполнению. Однако, системой предусмотрена установка обязательности любого поля. |
Если у объекта настроены шаблоны нарушений, то при заполнении поля “Описание” появляется выпадающий список шаблонов с указанием вида работ и описания нарушения. Можно выбрать тот, который нужен, после чего поля нарушения заполнятся автоматически (вид работ, срок устранения, основание). |
После сохранения нарушения в карточке помещения отображается передача собственнику и добавленное в рамках нее нарушение.
Необходимо сменить статус помещения с “Готово к передаче” либо на “Принято с замечаниями” (если помещение принято), либо на “Отказ” (если помещение собственником не принято).
У назначенного ответственным лица имеется полномочия на смену только двух статусов нарушения: «В работе» и «На проверке». «В работе» устанавливается исполнителем, когда он начинает производить работы по устранению замечания. После того, как работы закончены, устанавливается статус "На проверке".
Помимо смены статуса у ответственного исполнителя есть возможность направить официальный ответ в расположенном справа блоке ответов и комментариев в карточке нарушения.
После смены исполнителем статуса «На проверке» инициатор нарушения меняет статус на «Устранено». Если работа исполнителем не выполнена, проверяющий меняет статус на «К устранению» и процесс работы с нарушением начинается заново.
Как только нарушение получило статус “Устранено”, у передачи собственнику необходимо сменить статус на “Устранено”.
Если при повторной передаче у собственника снова появились замечания, необходимо пройти регистрацию нарушения через новую передачу собственнику. В зависимости от того, как будут развиваться события, необходимо осуществить действия, которые описаны выше (при передаче помещения с замечаниями/без замечаний). |