Функционал предназначен для гибкого планирования задач через мобильное устройство. Инструкция описывает способы создания задач из разных разделов системы, включая автоматическое создание связанных задач, а также особенности работы с полями «Ответственные» и «Срок исполнения» с учётом расписания сотрудников. |
|---|
Создание задачи возможно из следующих разделов системы:
| 1. Приемка работ | 1.1. По кнопке «+» в блоке «Задачи» на странице приемки. | Задача автоматически привязывается к данной приемке. |
| 2. Автоматическое создание задачи с приемкой | — | При создании приемки работ автоматически создается связанная задача с типом "Вызов на приемку". |
| 3. Нарушение | 3.1. По кнопке «+» в блоке «Задачи» на странице нарушения. | Задача автоматически привязывается к данному нарушению. |
| 4. Чек-лист | 4.1. Быстрая кнопка «Добавить задачу» из категории/подкатегории. 4.2. По кнопке «+» из шахматки помещений на вкладке "чек-листы"; | Удобно для создания задач по пунктам чек-листа. |
Для добавления задачи из карточки приемки работ необходимо нажать на кнопку “+” в левом блоке "Задачи".
При добавлении задачи из приемки работ необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи" (вызов на приемку работ), "Объект" и "Ответственные"(если в приемке указаны) будут заполнены автоматически.
При создании приемки работ автоматически создается связанная задача с типом "Вызов на приемку работ".
Ссылка на автоматически созданную задачу отображается в левом блоке "Задачи":
В автоматически созданной задаче заполнены поля:
У задачи, которая автоматически создаётся при приёмке работ, нельзя вручную менять сроки, ответственных или делегировать её. Чтобы изменить эти параметры, необходимо отредактировать приёмку работ — изменения автоматически будут применены к задаче.
Для добавления задачи из карточки нарушения необходимо нажать на кнопку “+” в левом блоке "Задачи".
При добавлении задачи из нарушений необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи" (задача), "Объект" будут заполнены автоматически.
В случае необходимости создания задачи у категории/подкатегории чек-листа требуется нажать на кнопку со стрелочкой и выбрать пункт “Добавить задачу”.
После добавления задачи у чек-листа и в блоке с результатами приемки работ появится счетчик задач. При выборе категории в блоке задач отобразится информация по задаче, добавленной в рамках этой категории.
Создание задачи так же доступно из шахматки помещений на вкладке "чек-листы":
Требуется нажать на кнопку "Добавить задачу” у нужного чек-листа:
При добавлении задачи из чек-листов и категорий/подкатегорий чек-листов необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи", "Объект" будут заполнены автоматически.
Окно создания задачи содержит следующие поля для заполнения:
Цель* - краткое название задачи, основная суть задачи;
Тип задачи - нужно выбрать тип задачи: "Вызов по помещению", "Вызов по чек-листу", "Вызов на приемку работ", "Задача", "Аудит", "Приемочный контроль", "Проверка";
Описание - подробное описание задачи;
Приоритет - срочность, с которой требуется выполнить задачу: "Самый высокий", "Высокий", "Средний", "Низкий", "Самый низкий";
Срок исполнения - период времени, в который задача должна быть выполнена;
Объект* - объект, на котором должна выполняться задача, пока поле «Объект» не заполнено, поля «Место», «Этаж» и «Ответственные» остаются недоступными для редактирования. В нижней части окна отображается подсказка: «Заполните поле "Объект", чтобы все поля стали доступны для заполнения».
Место - нужно выбрать помещение или сектор на плане;
Этаж - заполняется автоматически после выбора места;
Ответственные - пользователь, которому поручено выполнение задачи;
Вложения - позволяет добавить к задаче файлы.
В зависимости от того, из какого раздела системы создаётся задача, некоторые поля могут быть заполнены автоматически, а отдельные поля — заблокированы для изменения.
Все созданные задачи вне зависимости от места создания будут отражены в соответствующем реестре и на календаре задач.
Существует два варианта заполнения полей "Ответственные" и "Срок исполнения". В зависимости от того, какое поле заполняется первым, происходит дальнейший процесс создания задачи.
Для заполнения поля "Ответственные" необходимо в одноименном блоке нажать на кнопку "+ Добавить". В открывшемся окне необходимо выбрать сотрудника (-ов), которые будут выполнять задачу.
Если у выбранного сотрудника имеется настроенное расписание, справа от него будет отображаться иконка календаря.
После нажатия на кнопку "Сохранить" окно закроется и в блоке принимающих отобразятся выбранные принимающие или рабочая группа.
Далее необходимо перейти к заполнению срока исполнения путем нажатия на кнопку "+ Добавить" в соответствующем поле.
В открывшемся календаре нужно выбрать дату и время начала и окончания срока приемки.
Если у выбранного(-ых) ранее ответственного(-ых) настроено расписание, то в календаре доступен выбор срока исполнения в пределах одного календарного дня.
Если в рамках конкретного дня у ответственного(-ых) есть хоть один свободный слот, день отображается черным цветом и доступен для выбора. При клике на такой день становится активна кнопка "Выбрать слот":
После нажатия появляется поле для выбора свободных слотов, а так же подсказка, какое количество слотов подряд можно выбрать (данная настройка задается при настройке расписания)
Если выбрано более одного принимающего, то при генерации слотов система учитывает занятость всех выбранных сотрудников, в том случае если общих слотов у ответственных нет - будет выдано соответствующее уведомление:
После выбора конкретного слота необходимо нажать на кнопку "Сохранить".
Если у выбранного(-ых) ранее ответственного(-ых) не настроено расписание, доступен ручной способ выбора срока исполнения (без использования слотов). После первого клика определится дата начала исполнения, после второго клика - дата окончания. Задачу также можно создать в рамках одного календарного дня. Далее необходимо выбрать время:
Для заполнения времени начала и окончания приемки необходимо выбрать в появившемся поле нужные значения. После выбора времени необходимо нажать на кнопку "Сохранить".
Далее окно закроется и в блоке срока исполнения сохранятся внесенные значения.
Для заполнения поля "Срок приемки" необходимо в одноименном блоке нажать на кнопку "+ Добавить".
В открывшемся окне в календаре необходимо выбрать дату начала (первый клик) и дату окончания (второй клик) срока исполнения. После выбора срока ниже календаря появится окно для выбора ответственных.
По умолчанию, участники рабочих групп свернуты, чтоб посмотреть информацию по ним, нужно развернуть.
В случае, если выбран один и тот же день, как дата начала и окончания исполнения, в блоке для выбора ответственных после загрузки отобразятся участники как с настроенным расписанием, так и без него. У ответственных с настроенным расписанием отображаются иконка календаря и теги наличия либо отсутствия свободных слотов на выбранную дату.
Если следующим шагом выбран(-ы) ответственный(-ые) с расписанием, появится кнопка "Выбрать слот":
После нажатия нужно выбрать нужный слот для задачи:
Если общих слотов у сотрудников на этот день нет, то будет выведен текст "Выберите другую дату или ответственных":
Если выбран(-ы) ответственный(-ые) без расписания, под блоком календаря необходимо определить время начала и время окончания задачи.
В случае, если выбран период дат для обозначения срока исполнения, выбор ответственного(-ых) с настроенным расписанием недоступен. Необходимо определить ответственного(-ых) без расписания.
После выбора срока исполнения как в пределах одного дня, так и в рамках диапазона дат, нужно нажать на кнопку "Сохранить", после чего окно закроется и в блоке срока исполнения сохранятся внесенные значения.
Если после заполнения обоих полей изменить выбранных ответственных (добавить еще одного сотрудника/заменить сотрудника/удалить сотрудника), то произойдет сброс срока исполнения после подтверждения действия. Сброс будет осуществлен при любом порядке заполнения полей.
| У задачи, которая автоматически создаётся при приёмке работ, нельзя вручную менять сроки, ответственных или делегировать её. Чтобы изменить эти параметры, необходимо отредактировать приёмку работ — изменения автоматически будут применены к задаче. |