Добавление гарантийных обращений, поступивших от собственников помещений
Для добавления гарантийного обращения необходимо выбрать нужный объект и нажать на вкладку “Помещения”, после чего произойдет переход на шахматку помещений объекта. Для удобства можно отфильтровать шахматку помещений по процессу “Гарантийное обслуживание”.
Необходимо выбрать нужное помещение и кликнуть по нему.
Если собственник помещения в карточке помещения отсутствует, то изначально необходимо его добавить. Для этого нужно нажать на кнопку “+” в блоке “Основное” и в появившемся окне добавления собственника заполнить поля “ФИО”, “Номер телефона” и “E-mail”. После заполнения полей нажать на кнопку “Сохранить”. |
Можно добавить несколько собственников, повторив ту же самую процедуру, описанную выше.
Для добавления гарантийного обращения и нарушения, возникшего на этапе гарантии, необходимо в правом верхнем углу нажать “+ Добавить”.
После этого убедиться, что нарушение создается в рамках процесса “Гарантийное обращение”.
Если процесс иной, необходимо сменить его на гарантийное обращение, нажав на иконку карандаша. В открывшемся окне выбора процесса сменить на “Гарантийное обращение”.
В окне создания гарантийного обращения необходимо кликнуть по полю “Собственник (Заявитель)” и в выпадающем списке выбрать собственника, от имени которого поступило гарантийное обращение.
После того как собственник будет выбран, поля “E-mail и “Телефон” будут заполнены автоматически.
В поле “Дата обращения” можно указать дату регистрируемого гарантийного обращения.
В поле “Прикрепить вложение” можно прикрепить необходимый документ.
Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
Открывается окно создания нарушения, в котором необходимо заполнить поля.
В поле "Описание" необходимо указать суть выявленного дефекта, повреждения и т.п., которое обнаружено собственником помещения.
При нажатии на поле “Вид работ” открывается окно выбора вида работ, нужно выбрать тот, по которому регистрируется нарушение и нажать на кнопку “Сохранить”.
При нажатии на поле “Срок устранения” открывается календарь и компонент выбора времени, необходимо указать дату и время, до которого требуется устранить нарушение, и нажать на кнопку “Сохранить”. Если активировать расположенный ниже чек-бокс “Критично”, то срок устранения автоматически встанет на 24ч (но можно изменить срок устранения вручную).
При нажатии на поле “Основание” открывается справочник нормативных документов. Необходимо выбрать нужный либо ввести название какого-либо внутреннего регламента. Далее нажать на кнопку “Сохранить”.
Поля “Место” и "Этаж" заполнены автоматически. При необходимости на плане есть возможность указать точное место нарушения - для этого необходимо нажать на поле "Место". На плане есть два варианта обозначения локализации места нарушения: точка (можно поставить несколько) и сектор (все помещение). Для того чтобы локализовать нарушение точкой, необходимо нажать на поле “Способ выбора” и в выпадающем списке выбрать “Точки”. Далее на плане кликнуть на местоположение нарушения.
При нажатии на поле “Ответственный” открывается окно выбора исполнителей по создаваемому нарушению. Необходимо выбрать того, кем будет устраняться нарушение. Можно указать как всю группу исполнителей, так и конкретного ответственного.
Поле “Ответственный” может заполняться автоматически после выбора вида работ. |
При нажатии на поле “Метки” открывается окно выбора доступных наборов меток нарушений. Для индикации нарушения можно выбрать как одну метку, так и несколько.
В поле “Предписание” необходимо указать перечень работ, которые необходимо выполнить исполнителю для устранения нарушения.
Далее необходимо нажать на ссылку “Прикрепить файлы” и добавить фотографию нарушения.
Окно создания нарушения с заполненными полями:
После заполнения всех полей окна создания нарушения необходимо нажать на кнопку “Сохранить”.
Все поля нарушения являются факультативными и не подлежат обязательному заполнению. Однако в соответствующих настройках предусмотрена возможность установки обязательности любого поля. |
Если у объекта настроены шаблоны нарушений, то при заполнении поля “Описание” появляется выпадающий список шаблонов с указанием вида работ и описания нарушения. Можно выбрать нужный, после чего поля нарушения заполнятся автоматически (вид работ, срок устранения, основание). |
После сохранения гарантийное обращение и нарушение появится в общем списке карточки помещения (вкладка “Показать все”).
По умолчанию при создании нарушения по гарантии создаётся новое гарантийное обращение с одним нарушением. Чтобы добавить новое нарушение в уже существующее гарантийное обращение, необходимо нажать кнопку “+ Добавить” на странице карточки помещения. Данный способ работает в случае, если с момента создания первого нарушения прошло меньше 24 часов. |
После нажатия на кнопку “+ Добавить” сразу откроется окно создания нарушения, в котором также необходимо заполнить описание и данные нарушения.
После сохранения новое нарушение появится в ранее созданном гарантийном обращении.
Добавление гарантийных обращений, поступивших не от собственников помещений
Обращение поступило в отношении помещения, у которого есть собственник
После выбора помещения и нажатия кнопки “+ Добавить” изначально открывается окно создания гарантийного обращения.
Поскольку заявление поступило не от собственника помещения, под полем “Собственник (Заявитель)” необходимо активировать чек-бокс “Заявитель не является собственником”.
После активации данного чек-бокса появляется поле “Заявитель”.
В поле “Заявитель” необходимо вручную ввести ФИО заявителя, от которого поступило гарантийное обращение. Также в полях “E-mail” и “Телефон” нужно заполнить данные этого заявителя (поля не являются обязательными).
После заполнения полей необходимо нажать на кнопку “Сохранить” и заполнить поля нарушения согласно перечисленным действиям выше.
Обращение поступило в отношении помещения, у которого нет собственника
У типов помещений, которые являются общедомовым, в карточках помещений в блоке “Основное” функция добавления собственника отсутствует. Поэтому при регистрации заявления по гарантии, например, по месту общего пользования, открывается окно создания гарантийного обращения, в котором полt “Собственник” не кликабельно.
В данном окне необходимо заполнить поля “E-mail”, “Телефон” и добавить нарушение по стандартной логике, описанной выше.
Дальнейшая работа с нарушением
Далее к работе с нарушением приступает ответственный по созданному нарушению. Как только начаты работы по устранению нарушения, исполнителю необходимо сменить статус нарушения на “В работе”.
После завершения работ исполнителю необходимо зайти в “Ответы и комментарии” и нажать на кнопку “Официальный ответ”. Заполнить поле “Описание” и приложить фото для подтверждения устранения нарушения. После этого нарушению присвоится статус “На проверке”.
После того, как инициатор нарушения убедился в том, что замечание устранено, он ставит статус “Устранено”. Если работа исполнителем не выполнена, нужно сменить статус на “К устранению” , после чего процесс работы с нарушением начинается заново.
Как только нарушение получило статус “Устранено”, у гарантийного обращения необходимо сменить статус на “Устранено”.
