Способы создания задачи в разных разделах системы

Создание задачи возможно из следующих разделов системы:

1. Создание задачи из приемок работ

Для добавления задачи из карточки приемки работ необходимо нажать на кнопку “+” в левом блоке "Задачи".

При добавлении задачи из приемки работ необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи" (вызов на приемку работ), "Объект" и "Ответственные"(если в приемке указаны) будут заполнены автоматически.

2. Автоматическое создание задачи с приемкой работ

При создании приемки работ автоматически создается связанная задача с типом "Вызов на приемку работ".

Ссылка на автоматически созданную задачу отображается в левом блоке "Задачи":

В автоматически созданной задаче заполнены поля: 

• Цель - Приемка работ;
• Тип задачи  - Вызов на приемку работ;
• Объект, Срок исполнения и Ответственные - указанные значения соответствуют заданным в приемке и не доступны для изменения из задачи, только из приемки работ.

У задачи, которая автоматически создаётся при приёмке работ, нельзя вручную менять сроки, ответственных или делегировать её. Чтобы изменить эти параметры, необходимо отредактировать  приёмку работ — изменения автоматически будут применены к задаче.

3. Создание задачи из нарушений

Для добавления задачи из карточки нарушения необходимо нажать на кнопку “+” в левом блоке "Задачи". 

При добавлении задачи из нарушений необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи" (задача), "Объект" будут заполнены автоматически.

4. Создание задач из чек-листа помещений и категорий/подкатегорий чек-листа

В случае необходимости создания задачи у категории/подкатегории чек-листа требуется нажать на кнопку со стрелочкой и выбрать пункт “Добавить задачу”. 

После добавления задачи у чек-листа и в блоке с результатами приемки работ появится счетчик задач. При выборе категории в блоке задач отобразится информация по задаче, добавленной в рамках этой категории.

Создание задачи так же доступно из шахматки помещений на вкладке "чек-листы":

Требуется нажать на кнопку "Добавить задачу” у нужного чек-листа:

При добавлении задачи из чек-листов и категорий/подкатегорий чек-листов необходимо заполнить все поля в окне создания задачи, "Тип задачи", "Объект" будут заполнены автоматически.

Заполнение полей в окне создания задачи

Окно создания задачи содержит следующие поля для заполнения:

• Цель* - краткое название задачи, основная суть задачи;

• Тип задачи - нужно выбрать тип задачи: "Вызов по помещению", "Вызов по чек-листу", "Вызов на приемку работ", "Задача", "Аудит", "Приемочный контроль", "Проверка";

• Описание - подробное описание задачи;

• Приоритет - срочность, с которой требуется выполнить задачу: "Самый высокий", "Высокий", "Средний", "Низкий", "Самый низкий";

• Срок исполнения - период времени, в который задача должна быть выполнена;

• Объект* - объект, на котором должна выполняться задача, пока поле «Объект» не заполнено, поля «Место», «Этаж» и «Ответственные» остаются недоступными для редактирования. В нижней части окна отображается подсказка: «Заполните поле "Объект", чтобы все поля стали доступны для заполнения».

• Место - нужно выбрать помещение или сектор на плане;

• Этаж - заполняется автоматически после выбора места;

• Ответственные - пользователь, которому поручено выполнение задачи;

• Вложения - позволяет добавить к задаче файлы.

В зависимости от того, из какого раздела системы создаётся задача, некоторые поля могут быть заполнены автоматически, а отдельные поля — заблокированы для изменения.

Все созданные задачи вне зависимости от места создания будут отражены в соответствующем реестре и на календаре задач.

Особенности работы с полями "Ответственные" и "Срок исполнения"

Существует два варианта заполнения полей "Ответственные" и "Срок исполнения". В зависимости от того, какое поле заполняется первым, происходит дальнейший процесс создания задачи.

1️⃣ Сначала заполняется поле "Ответственные", затем - "Срок исполнения"

Для заполнения поля "Ответственные" необходимо в одноименном блоке нажать на кнопку "+ Добавить". В открывшемся окне необходимо выбрать сотрудника (-ов), которые будут выполнять задачу. 

Если у выбранного сотрудника имеется настроенное расписание, справа от него будет отображаться иконка календаря.

После нажатия на кнопку "Сохранить" окно закроется и в блоке принимающих отобразятся выбранные принимающие или рабочая группа.

Далее необходимо перейти к заполнению срока исполнения путем нажатия на кнопку "+ Добавить" в соответствующем поле. 

В открывшемся календаре нужно выбрать дату и время начала и окончания срока приемки. 

Если у выбранного(-ых) ранее ответственного(-ых) настроено расписание, то в календаре доступен выбор срока исполнения в пределах одного календарного дня. 

Если в рамках конкретного дня у ответственного(-ых) есть хоть один свободный слот, день отображается черным цветом и доступен для выбора. При клике на такой день становится активна кнопка "Выбрать слот":

После нажатия появляется поле для выбора свободных слотов, а так же подсказка, какое количество слотов подряд можно выбрать (данная настройка задается при настройке расписания)

Если выбрано более одного принимающего, то при генерации слотов система учитывает занятость всех выбранных сотрудников, в том случае если общих слотов у ответственных нет - будет выдано соответствующее уведомление:

После выбора конкретного слота необходимо нажать на кнопку "Сохранить".

Если у выбранного(-ых) ранее ответственного(-ых) не настроено расписание, доступен ручной способ выбора срока исполнения (без использования слотов). После первого клика определится дата начала исполнения, после второго клика - дата окончания. Задачу также можно создать в рамках одного календарного дня. Далее необходимо выбрать время:

Для заполнения времени начала и окончания приемки необходимо выбрать в появившемся поле нужные значения. После выбора времени необходимо нажать на кнопку "Сохранить".

Далее окно закроется и в блоке срока исполнения сохранятся внесенные значения.

2️⃣ Сначала заполняется поле "Срок исполнения", затем - "Ответственные"

Для заполнения поля "Срок приемки" необходимо в одноименном блоке нажать на кнопку "+ Добавить".

В открывшемся окне в календаре необходимо выбрать дату начала (первый клик) и дату окончания (второй клик) срока исполнения. После выбора срока ниже календаря появится окно для выбора ответственных.

По умолчанию, участники рабочих групп свернуты, чтоб посмотреть информацию по ним, нужно развернуть.

В случае, если выбран один и тот же день, как дата начала и окончания исполнения, в блоке для выбора ответственных после загрузки отобразятся участники как с настроенным расписанием, так и без него. У ответственных с настроенным расписанием отображаются иконка календаря и теги наличия либо отсутствия свободных слотов на выбранную дату.

Если следующим шагом выбран(-ы) ответственный(-ые) с расписанием, появится кнопка "Выбрать слот":

После нажатия нужно выбрать нужный слот для задачи:

Если общих слотов у сотрудников на этот день нет, то будет выведен текст "Выберите другую дату или ответственных": 

Если выбран(-ы) ответственный(-ые) без расписания, под блоком календаря необходимо определить время начала и время окончания задачи. 

В случае, если выбран период дат для обозначения срока исполнения, выбор ответственного(-ых) с настроенным расписанием недоступен. Необходимо определить ответственного(-ых) без расписания.

После выбора срока исполнения как в пределах одного дня, так и в рамках диапазона дат, нужно нажать на кнопку "Сохранить", после чего окно закроется и в блоке срока исполнения сохранятся внесенные значения.

Если после заполнения обоих полей изменить выбранных ответственных (добавить еще одного сотрудника/заменить сотрудника/удалить сотрудника), то произойдет сброс срока исполнения после подтверждения действия. Сброс будет осуществлен при любом порядке заполнения полей.